Gisteren was niet zo'n fijne dag. Hebben we allemaal wel eens. Bestuurders ook. Ik roep ook altijd dat sommige dingen in het werk gewoon corvee zijn. Net als vroeger met de afwas op de camping, snel en deskundig afhandelen en weer leuke dingen gaan doen. Heb je er het minste last van.
Gisteren had ik een corvee dag. Helemaal niet erg, ik begon er met opgewekt gemoed aan. Gelukkig is wat de een corvee vindt, voor de ander de topklus van de week. Wat mijn corvee is? De jaarverslaglegging van de stichting. Ik wil heel graag dat het klopt, vind het ook essentieel dat alles duidelijk is want het gaat tenslotte om maatschappelijk geld. Maar leuk vind ik het niet en dat gaat ook nooit gebeuren. Ik heb het liever over wat we met dat geld kunnen doen voor kinderen en leerkrachten. Maar dat kan dan weer als de jaarverslaglegging op orde is. Kortom, niet mauwen maar poetsen.
Er zijn namelijk mensen die het gereedmaken van de jaarstukken als een topklus ervaren. De accountant bijvoorbeeld, die met twee man sterk aan het einde van de middag mijn kantoor binnenwandelden. Strak in het pak, maar vermoeid. Want het was erg druk op kantoor door alle controle-protocollen en uitval van mensen. Na wat obligate opmerkingen over de grote foto met kind aan mijn muur (nee, niet mijn kind, wel een artistieke foto gemaakt door een afgestudeerde pabo-student die ook Minerva deed) kwam het hoge woord eruit. De jaarstukken waren nog niet af. En dat is zelfs als je het een topklus vindt, niet waar je blij van wordt.
Ze zagen er ook niet blij uit, deze accountants. Want een van de zaken die niet in orde was, waren vier facturen die niet door de spendanalyse waren gekomen. Spendanalyse? Ja, een analyse van waar de stichting haar geld aan uitgeeft. Dus naast de interne dubbele check op de digitale facturering met crediteurencheck door een derde persoon en het vierogen principe bij de fiattering van de betalingen, gaan we extern nog meer controleren? Ja, klopt. Hoe gaat dat in het werk? Dat betekent dat we random facturen gaan trekken uit de database. En dan vragen we diegene die de factuur geboekt heeft aan te tonen dat de uitgave ook werkelijk heeft plaatsgevonden.
Je denkt misschien, dan check je dat toch even? Nou, er komt bijvoorbeeld een factuur uit de steekproef van een aangeschaft whiteboard. Dan is het dus de bedoeling dat er een foto gemaakt wordt van het whiteboard op de school waarvoor het is aangeschaft. En als bewijslast naar de accountant worden geupload. Bij deze mijn upload, ik heb er vanochtend maar wat tekstuele reflectie aan toegevoegd. Gratis, er is dus geen factuur van deze dienstverlening van mij aan de accountant die in de volgende spendanalyse zou kunnen opduiken.
Mijn verstand stond bij de vasthoudendheid van de accountant over de noodzaak van deze verantwoording even stil. Ik dacht namelijk nog steeds dat de kern van de bestuurlijke verantwoording ging over WAT er op de borden stond. Geven we wel goed onderwijs? Illusie armer. De tweede factuur ging over de inzet van de interim manager financien die uiteraard bij dit gesprek aanwezig was. Verleende deze functionaris wel echt dienstverlening aan de stichting op het gebied van financien? Dit was het moment dat ik eigenlijk een foto wilde maken van het gezelschap aan tafel. Een foto van de interimmer financien naast de accountants tegenover mij. Als bewijs dat er feitelijk dienstverlening plaatsvond. Op mijn kamer, van de stichting. De verdediging van de accountant mbt deze in mijn ogen bizarre onderzoeksvraag was: hieruit blijkt wel dat de spendanalyse ad random gebeurt.
Voor de nadere toelichting over hoe vreselijk het huidige controleprotocol in elkaar zit heb
ik bedankt. Toen ik hoorde dat het beeld van de accountants is dat het zo erg geworden is, omdat wij als bestuurders landelijk geen tegengas geven heb ik zelfs niet gezegd dat ik dit externe attributie vond. Ik heb wel beloofd dat ik er een blog over zou schrijven. Zonder naam en toenaam, maar om mijn verbijstering weer van me af te kunnen schudden.
Dit kan toch niet waar zijn? Waar zijn we in beland? Volgens mij wordt het tijd voor het toevoegen van een paar nieuwe woorden aan het vocabulaire voor onderwijsbesturen. Zoals 'verantwoordingswaanzin' en 'managementillusie'.
Gelukkig mag ik vandaag weer aan de slag met relevante en inspirerende zaken.
